Lewatkan ke konten utama

Modul 7 — Tracking, Komunikasi & Problem Solving

  1. Memantau status booking, stuffing, keberangkatan, transit, dan kedatangan. Seorang export specialist wajib memantau status pengiriman secara berkala pada 5 titik kritis:
    1. Status Booking: Memastikan Booking Confirmation (BC) terbit dan kontainer kosong dapat ditarik (pick-up) tepat waktu dari depo.
    2. Status Stuffing: Memantau proses muat kargo keramik/peti kayu di gudang dan penyerahan kontainer ke Container Yard (CY) pelabuhan sebelum closing time.
    3. Keberangkatan (ETD vs. ATD): Mengonfirmasi keberangkatan kapal dari pelabuhan muat (POL - Semarang).
    4. Status Transit: Memantau pergerakan kapal feeder dan proses pemindahan kontainer (transshipment) di pelabuhan penghubung (misal: Singapore / Port Klang).
    5. Kedatangan (ETA vs. ATA): Memantau tanggal perkiraan tiba di pelabuhan bongkar (POD - misal: Izmir Port).
  2. Memahami perbedaan jadwal estimasi dengan jadwal aktual.
  • ETD (Estimated Time of Departure) / ETA (Estimated Time of Arrival): Perkiraan awal jadwal kapal yang tercantum pada Booking Confirmation. Jadwal ini masih bisa berubah akibat cuaca, kemacetan pelabuhan (port congestion), atau keterlambatan feeder.
  • ATD (Actual Time of Departure) / ATA (Actual Time of Arrival): Tanggal dan waktu aktual/realisasi saat kapal benar-benar angkat jangkar meninggalkan pelabuhan (ATD) atau menyandar di dermaga tujuan (ATA).
  • Prinsip Komunikasi: Selalu gunakan istilah ETD/ETA saat menyampaikan estimasi, dan perbarui menjadi ATD/ATA setelah menerima Bill of Lading (B/L) atau mengonfirmasi pelayaran.
  1. Mengatasi perubahan kapal, keterlambatan feeder, rollover, dan pembatalan booking.
  • Rollover / Left Behind (Kontainer Tertinggal Kapal):
    • Penyebab: Kargo gagal masuk pelabuhan sebelum closing time, dokumen NPE terlambat, atau kapal mengalami overbooking.
    • Solusi: Segera minta Re-booking / Space Transfer ke forwarder untuk dimasukkan ke vessel/voyage berikutnya, serta ajukan bebas biaya demurrage/storage jika kendala dari pihak pelayaran.
  • Keterlambatan Feeder / Missed Connection:
    • Penyebab: Kapal feeder dari pelabuhan asal terlambat tiba di hub port, sehingga tertinggal kapal utama (mother vessel).
    • Solusi: Minta forwarder menerbitkan updated routing plan dan jadwal connecting vessel terbaru untuk disampaikan ke buyer.
  • Revisi Dokumen & Mismatch Data:
    • Penyebab: Adanya perbedaan berat/CBM antara Packing List dengan draf B/L atau PEB.
    • Solusi: Lakukan revisi draf B/L sebelum BL Final Cut-off. Jika PEB sudah terbit dan NPE keluar, lakukan prosedur Pembetulan PEB ke Kantor Bea Cukai sesuai dokumen pendukung resmi.

  1. Mengelola revisi dokumen dan ketidaksesuaian data.

  2. Menulis email profesional kepada forwarder, shipping line, buyer, dan tim internal.

  3. Membuat laporan status shipment secara ringkas dan akurat.

💡 Target: Bisa memberi update faktual, bukan sekadar mengatakan barang sedang diproses.

Kembali ke atas