Modul 5 — Alur Operasional Shipment

1. Menerima instruksi pengiriman dan menentukan kesiapan barang.

   • Menerima Shipping Instruction Internal: Menerima instruksi pengiriman berdasarkan Purchase Order (PO)/Nota Pesanan (NP) dari tim Sales/Marketing.
   • Verifikasi Target Readiness: Memastikan tanggal barang selesai (Cargo Ready Date - CRD) cocok dengan estimasi tanggal keberangkatan kapal (ETD).

2. Koordinasi dengan produksi, gudang, finishing, packing, dan bagian administrasi. Sebagai penanggung jawab dokumen dan operasional ekspor, divisi ini menjadi penghubung utama antara divisi-divisi berikut:

   • Produksi & Finishing: Memastikan status pekerjaan keramik/dekorasi sudah 100% selesai dan finishing sudah kering sempurna.
   • Gudang & Packing: Mengkonfirmasi ketersediaan peti kayu (wooden crate), stempel ISPM 15, dan kesiapan penempelan Shipping Marks pada kemasan.
   • Administrasi & Finance: Mengkonfirmasi pelunasan pembayaran dari buyer (sesuai payment terms T/T atau L/C) dan kesiapan dokumen komersial (Invoices & Packing List).

3. Meminta quotation dan membandingkan biaya forwarder.

   • RFP (Request for Quotation): Mengirimkan detail spesifikasi kargo kepada beberapa vendor Freight Forwarder.
     • Rute: Port of Loading (POL) misal Tanjung Emas Semarang -> Port of Discharge (POD) misal Izmir Port.
     • Jenis & Jumlah Kontainer: 20 ft/40 ft/40 HC.
     • Est. Weight & Volume: Total Gross Weight (KGS) & CBM.
     • Incoterms: FOB, CIF, CFR, atau EXW.
   • Evaluasi Quotation: Membandingkan harga ocean freight, local charges (THC, BL fee, seal fee), ketersediaan kontainer kosong (Equipment availability), serta total transit time.

4. Memahami booking confirmation, shipping schedule, dan shipping instructions.

   • Penerbitan Booking Confirmation (BC): Setelah memilih forwarder/pelayaran, akan menerima BC yang memuat:
     • Nomor Booking & Nama Kapal/Vessel Voyage.
     • Lokasi Pick-up Kontainer Kosong (Depo).
     • Batas Closing Time/Cut-off Dokumen dan Kontainer.
   • Mengirim Shipping Instruction (SI): Mengirimkan instruksi pembuatan draft Bill of Lading (B/L) ke shipping line sebelum batas waktu SI Cut-off.

5. Mengatur trucking, stuffing, VGM, serta proses dokumentasi sesuai tanggung jawab masing-masing pihak.

6. Memantau cut-off dokumen dan cut-off kontainer.

   Mengabaikan batas waktu dapat berakibat fatal: konmtainer tertinggal kapal (left behind/rolled over) dan terkena denda penumpukan (demurrage/detention).

   • SI Cut-off: Batas waktu penyerahan data instruksi B/L ke shipping line.
   • VGM Cut-off: Batas waktu penyerahan data deklarasi berat total kontainer.
   • Customs Document Cut-off: Batas waktu dokumen PEB & NPE harus disetujui Bea Cukai.
   • Port/CY Cut-off (Closing Time): Batas waktu fisik kontainer yang sudah disegel harus masuk ke dalam pintu terminal pelabuhan (Container Yard).

💡 Target: Bisa membuat checklist shipment dan mengikuti jadwal tanpa melewatkan tenggat penting.