Pengiriman

Packing & kirim barang ke customer.

Konsolidasi dengan Timboel

PT Timboel menawarkan dua metode utama untuk konsolidasi pengiriman. Pihak eksportir dan Supplier juga dapat mengombinasikan kedua metode ini sesuai kebutuhan.

Metode 1: Dokumen Ekspor Dikelola oleh Supplier

Dalam metode ini, setiap Supplier bertanggung jawab penuh untuk memperoleh dokumen ekspor masing-masing. Dokumen-dokumen tersebut antara lain:

Poin Penting Metode 1

Metode 2: Timboel Membeli dari Supplier

Dalam metode ini, PT Timboel membeli barang dari Supplier yang tidak dapat atau tidak bersedia mengurus dokumen ekspor. Proses ini dilakukan sesuai hukum Indonesia, dengan menggunakan rekening bank PT Timboel di Indonesia.

  1. Pembelian dan Markup

    • Timboel membayar harga faktur Supplier dan kemudian mencantumkan barang tersebut di faktur ekspor atas nama PT Timboel.
    • PPn 11% ditambahkan di atas harga Supplier.
    • Contoh: jika harga Supplier Rp10.000, maka pada faktur ekspor Timboel tercantum Rp11.100 (sudah termasuk PPn 11%).

  2. Pengalihan Pajak dan Biaya

    • PPn 11% pada akhirnya akan dibebankan kepada pelanggan, karena Timboel harus menyetorkannya kepada pemerintah.
    • Semua biaya pengiriman dan penanganan yang relevan juga dibebankan kepada pelanggan. Namun, Timboel dapat membantu mengatur logistik di Indonesia.
    • Biaya Shipping dan Handling akan dituliskan di invoice sebagai shipping cost.

Metode Gabungan

Dalam satu pengiriman, kedua metode ini dapat digabungkan. Misalnya:

Dengan mengombinasikan metode, setiap Supplier dapat memilih opsi terbaik sesuai situasi. PT Timboel akan mengonsolidasikan barang-barang dalam satu kontainer, selama seluruh dokumen yang diperlukan sudah lengkap.

Kebijakan Penyimpanan

Sebagai layanan tambahan, pelanggan dapat menyimpan barang di gudang PT Timboel:

Catatan: Pelanggan diminta untuk melampirkan salinan faktur pembelian guna memastikan nilai barang.

Reminder Penting

  1. Dokumen Tepat Waktu
    Pastikan semua dokumen ekspor sudah siap sebelum kontainer tiba di negara tujuan agar tidak terjadi kendala.
  2. Implikasi Pajak
    Jika Timboel membeli barang dari Supplier (Metode 2), PPn 11% ditambahkan, dan semua biaya terkait dibebankan kepada pelanggan.
  3. Kombinasi Metode
    Supplier yang mampu mengurus dokumennya sendiri dipersilakan melakukannya, sedangkan Timboel dapat membeli barang dari Supplier yang tidak dapat menyiapkan dokumen. Fleksibilitas ini bertujuan meminimalkan potensi keterlambatan.

Standar Cara Pengiriman

Dalam pengiriman barang untuk ekspor, umumnya diperlukan dokumen-dokumen berikut:

Catatan:
Beberapa dokumen bersifat opsional, bergantung pada regulasi dan persyaratan negara tujuan. Daftar dokumen yang diperlukan dapat bertambah atau berkurang sesuai ketentuan yang berlaku.

Peran dan Tanggung Jawab

Langkah-Langkah Memperoleh Dokumen yang Diperlukan

  1. Serahkan Dokumen kepada EMKL

    • Eksportir (PT Timboel) mengirimkan Invoice (INV) dan Packing List (PL) kepada EMKL.
    • EMKL menggunakan dokumen tersebut untuk memproses dan memperoleh PEB dari Bea Cukai Indonesia.

  2. Peroleh Bill of Lading

    • Setelah PEB diperoleh, PT Timboel menyerahkan INV, PL, dan PEB kepada forwarder.
    • Setelah kapal berangkat, forwarder akan menerbitkan salinan Bill of Lading, disusul BL asli.

  3. Dapatkan COO, FUM, dan ISPM

    • PT Timboel mengirimkan salinan BL kepada EMKL.
    • EMKL mengurus Certificate of Origin (COO), Fumigation Certificate (FUM) (jika diperlukan), dan dokumen ISPM.

  4. Peroleh Phytosanitary Certificate

    • Secara paralel dengan Langkah 1, PT Timboel dapat mengajukan INV, PL, dan (jika diperlukan) V-LEG ke kantor karantina setempat untuk mendapatkan Phytosanitary Certificate.

  5. Pembayaran dan Pelepasan BL Asli

    • Skema Non-L/C
      • PT Timboel mengirimkan salinan BL kepada pelanggan dan meminta pembayaran sisa tagihan.
      • Setelah pembayaran dikonfirmasi, BL asli diserahkan kepada pelanggan.
    • Menggunakan L/C (Letter of Credit)
      1. Pelanggan dapat menominasikan bank, atau PT Timboel yang menominasikan (biasanya BNI atau Mandiri).
      2. Biaya/fee bank dibagi 50-50 antara PT Timboel dan pelanggan.
      3. PT Timboel menyerahkan BL asli (beserta dokumen lain yang dipersyaratkan) ke bank yang menangani L/C.
      4. Setelah seluruh ketentuan L/C terpenuhi, bank memberi tahu pelanggan, dan BL asli dilepas sesuai kesepakatan perbankan.

  6. Penyelesaian

    • Setelah pembayaran terverifikasi (baik melalui transfer langsung atau via L/C), PT Timboel mengirimkan semua dokumen final (termasuk Bill of Lading asli) kepada pelanggan.
    • Proses pengiriman dianggap selesai pada tahap ini.

Pengingat Penting

Sample

Sample Kasus Pengiriman

Contoh A: Non-L/C, Dokumen Standar, Tanpa Asbes

  1. Serahkan Dokumen ke EMKL

    • PT Timboel mengirimkan Invoice (INV) dan Packing List (PL) kepada EMKL.
    • EMKL memperoleh PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang) dari Bea Cukai.

  2. Dapatkan Bill of Lading

    • EMKL mengembalikan PEB kepada PT Timboel, yang kemudian meneruskan INV, PL, dan PEB ke forwarder.
    • Setelah kapal berangkat, forwarder menerbitkan salinan Bill of Lading (BL), diikuti BL asli.

  3. Atur Dokumen Lain

    • Dengan menggunakan salinan BL, EMKL mengurus Certificate of Origin (COO) serta Fumigation Certificate (FUM) (diperlukan untuk kemasan kayu).
    • Sertifikat Fitosanitari diperoleh secara paralel (berdasarkan INV, PL, dan V-Legal jika dibutuhkan).

  4. Kirim Salinan BL ke Pelanggan & Minta Pembayaran

    • PT Timboel mengirimkan salinan BL melalui email/pemindaian kepada pelanggan.
    • Pelanggan melakukan transfer bank langsung untuk melunasi sisa pembayaran.

  5. Verifikasi Pembayaran & Serahkan BL Asli

    • Setelah pembayaran dikonfirmasi di akun PT Timboel, Bill of Lading asli dikirim kepada pelanggan melalui kurir.

  6. Penyelesaian

    • PT Timboel mengirim seluruh dokumen final (COO, INV, PL, FUM, Sertifikat Fitosanitari, dll.) kepada pelanggan.
    • Pengiriman dianggap selesai; pelanggan dapat melakukan customs clearance di pelabuhan tujuan.

Hasil:
Kasus sederhana di mana pembeli membayar setelah menerima salinan BL, tanpa perlu Sertifikat Asbes, dan seluruh dokumen lain telah disiapkan tepat waktu.

Contoh B: L/C, Dokumen Minimal, Biaya Bank Dibagi

  1. Penyiapan Letter of Credit

    • Pelanggan memilih membayar melalui L/C. Mereka menominasikan bank lokal di negara mereka, sedangkan PT Timboel menominasikan BNI di Indonesia.
    • Biaya/fee bank untuk membuka dan memproses L/C dibagi 50-50 antara pelanggan dan PT Timboel.

  2. Persyaratan Dokumen

    • Karena pengiriman tidak memiliki kemasan kayu dan tidak mengandung produk berbasis tanaman, FUM dan Sertifikat Fitosanitari tidak diperlukan.
    • Sertifikat Asbes dan V-Legal juga tidak dibutuhkan (misal barang terbuat dari logam atau plastik).
    • Dokumen wajib: BL, COO, PL, INV, PEB.

  3. Serahkan INV & PL ke EMKL

    • PT Timboel mengirimkan Invoice dan Packing List ke EMKL.
    • EMKL memperoleh PEB dari Bea Cukai.

  4. Peroleh Bill of Lading

    • PT Timboel meneruskan INV, PL, dan PEB ke forwarder.
    • Setelah kapal berangkat, forwarder menerbitkan salinan Bill of Lading, lalu BL asli.

  5. Serahkan Dokumen ke Bank

    • Karena menggunakan L/C, PT Timboel menyiapkan BL, COO, PL, INV, dan PEB (sesuai persyaratan L/C).
    • PT Timboel menyerahkan dokumen asli tersebut ke BNI, yang kemudian berkoordinasi dengan bank pelanggan.

  6. Bank Memberi Tahu Pelanggan

    • Bank milik pelanggan memastikan semua ketentuan L/C terpenuhi.
    • Jika sudah diverifikasi, bank memberi tahu pelanggan, dan BL asli dilepas sesuai proses perbankan yang disepakati.

  7. Penyelesaian

    • Dengan terpenuhinya persyaratan L/C, pembayaran dilepaskan kepada PT Timboel.
    • Pengiriman dinyatakan selesai, dan pelanggan dapat melakukan customs clearance setibanya barang di tujuan.

Hasil:
Transaksi L/C dengan dokumen yang terbatas. Fumigasi dan Fitosanitari tidak diperlukan, dan biaya dibagi rata antara Timboel dan pihak pembeli.

Contoh C: Non-L/C, Penundaan Penerbitan Dokumen, Persyaratan Campuran

  1. Persyaratan Dokumen yang Beragam

    • Pengiriman menggunakan palet kayu (sehingga perlu FUM).
    • Mengandung produk berbasis tanaman (sehingga perlu Sertifikat Fitosanitari).
    • Negara tujuan mewajibkan Sertifikat Asbes.

  2. Pengumpulan Dokumen & EMKL

    • PT Timboel menyerahkan Invoice (INV) dan Packing List (PL) ke EMKL.
    • EMKL memproses PEB ke Bea Cukai.

  3. Forwarder & Bill of Lading

    • Setelah PEB diterbitkan, PT Timboel mengirimkan INV, PL, dan PEB kepada forwarder.
    • Forwarder menerbitkan salinan BL setelah kapal berangkat.

  4. Penundaan Penerbitan COO

    • EMKL bertanggung jawab mengurus Certificate of Origin (COO), Fumigation Certificate (FUM), dan ISPM.
    • Namun, penerbitan COO tertunda karena penumpukan permohonan di lembaga penerbit.
    • Karena COO terlambat, dokumen keseluruhan belum lengkap saat kontainer tiba di pelabuhan tujuan.

  5. Dampak Penundaan

    • Pengiriman tidak dapat di-clear sepenuhnya di negara tujuan hingga COO diterima.
    • Pelanggan harus menunggu COO final. PT Timboel bekerja sama dengan EMKL untuk mempercepat penerbitan dokumen, berkoordinasi dengan otoritas penerbit.

  6. Pembayaran & Pelepasan BL

    • Meskipun COO tertunda, PT Timboel tetap mengirimkan salinan BL kepada pelanggan.
    • Pelanggan melakukan pembayaran melalui transfer bank langsung.
    • Setelah pembayaran dikonfirmasi, PT Timboel mengirimkan BL asli kepada pelanggan (namun proses customs clearance di tujuan mungkin tetap tertunda hingga COO diterima).

  7. Penyelesaian Pengiriman

    • Setelah COO diterbitkan, PT Timboel segera mengirimkannya ke pelanggan.
    • Sertifikat Asbes dan Sertifikat Fitosanitari sudah diterbitkan dan dilampirkan bersama dokumen final.
    • Pelanggan kemudian menyelesaikan proses clearance, dan pengiriman pun tuntas.

Hasil:
Skenario di mana beberapa dokumen diperlukan. Penundaan penerbitan COO menyebabkan hambatan di negara tujuan, sehingga penting untuk menerbitkan dokumen secara tepat waktu. Pembayaran tetap melalui transfer langsung (tanpa L/C), namun clearance final bergantung pada sertifikat yang tertunda.

Poin Penting dari Ketiga Contoh

Ketiga skenario ini diharapkan membantu menunjukkan bagaimana setiap langkah dapat berbeda tergantung jenis produk, ketentuan negara tujuan, dan metode pembayaran.

Teori Dasar

Bab ini berisi kumpulan informasi fundamental dan konsep penting terkait kegiatan ekspor yang wajib dipahami sebelum melangkah lebih jauh. Di sini, Anda akan mempelajari definisi, prinsip kerja, serta latar belakang materi agar memiliki pondasi pemahaman yang kuat sebelum masuk ke tahap eksekusi.

Teori Dasar

Modul 1 — Dasar Logistik & Ekspor

  1. Definisi & Konsep Dasar

    • Shipment: Proses atau aktivitas pemindahan/pengiriman barang dari satu tempat ke tempat lain melalui moda transportasi tertentu (darat, laut, udara).
    • Logistics: Keseluruhan proses perencanaan, pelaksanaan, serta pengawasan atas aliran barang, informasi, dan sumber daya dari titik asal (origin) hingga titik konsumsi (destination) secara efektif dan efisien.
    • Freight Forwarding: Layanan jasa perantara (agent) yang mengurus seluruh rantai pengiriman dan pengangkutan barang atas nama pemilik barang (eksportir/importir), mulai dari negosiasi tarif, pengurusan dokumen, hingga koordinasi transportasi.
    • Ekspor: Kegiatan mengeluarkan barang dari daerah pabean Indonesia ke luar daerah pabean (negara lain) sesuai dengan ketentuan hukum dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

  2. Peran Para Pihak (Key Players in Export)

    • Shipper (Eksportir / Pengirim): Pihak yang menjual, menyediakan, dan mengirimkan barang (dalam hal ini adalah PT Timboel).
    • Buyer / Consignee (Importir / Penerima): Pihak pembeli atau penerima barang yang tercantum pada dokumen pengiriman di negara tujuan.
    • Freight Forwarder: Agen logistik yang membantu mengorganisir pengiriman, mengurus dokumen, pemesanan ruang kapal (booking space), dan koordinasi moda transportasi.
    • Shipping Line (Pelayaran): Perusahaan pemilik/pengelola kapal kargo (contoh: Maersk, MSC, ONE, Evergreen) yang mengangkut kontainer antarpelabuhan/antarnegara.
    • Trucking (Vendor Transportasi Darat): Perusahaan angkutan darat (truk tronton/trailer) yang mengangkut kontainer kosong ke pabrik dan membawa kontainer isi dari pabrik ke pelabuhan.
    • Customs Broker / PPJK (Pengusaha Pengurusan Jasa Kepabeanan): Pihak/agen terdaftar yang memiliki keahlian dan izin resmi untuk mengurus deklarasi pabean (PEB/CEISA) dan proses pengeluaran barang di Bea Cukai atas kuasa eksportir.

  3. Alur Pengiriman Barang Ekspor (Factory to Destination Country)

    • Order & Booking Space: Shipper/Forwarder melakukan booking kontainer/kapal ke Shipping Line sesuai jadwal pengapalan.
    • Stuffing di Pabrik: Truk membawa kontainer kosong ke pabrik/gudang PT Timboel untuk pemuatan barang (stuffing), penimbangan, dan penyegelan (seal container).
    • Trucking ke Pelabuhan (CY - Container Yard): Kontainer yang sudah disegel diangkut menggunakan truk menuju depo/terminal kontainer di pelabuhan muat (contoh: Tj. Emas / Tj. Perak / Tj. Priok).
    • Customs Clearance (Bea Cukai): Eksportir/PPJK menginput data PEB ke sistem CEISA Bea Cukai. Jika lolos (Jalur Hijau/NPE terbit), barang siap dimuat.
    • Loading ke Kapal: Kontainer dinaikkan (loading) ke atas kapal sesuai vessel schedule.
    • Ocean Freight (Pelayaran Utama): Kapal berlayar membawa kontainer dari pelabuhan asal menuju pelabuhan tujuan (port of discharge).
    • Customs Clearance & Delivery di Negara Tujuan: Importir/Consignee mengurus pabean di negara tujuan, melunasi kewajiban, lalu kontainer diangkut truk ke gudang buyer.

  4. Perbedaan pengiriman domestik dan internasional.

  5. Istilah-Istilah Penting (Glossary)

    • ETD (Estimated Time of Departure): Perkiraan tanggal dan waktu keberangkatan kapal dari pelabuhan asal.
    • ETA (Estimated Time of Arrival): Perkiraan tanggal dan waktu kedatangan kapal di pelabuhan tujuan.
    • Transit Time: Durasi waktu total yang dibutuhkan kapal/kargo berlayar dari pelabuhan asal menuju pelabuhan tujuan.
    • Cut-off Time (Closing Time): Batas waktu terakhir penyerahan fisik kontainer dan/atau dokumen ekspor ke pelabuhan/shipping line sebelum kapal berangkat. Jika melewati cut-off, barang tertinggal (left behind).
    • Lead Time: Total waktu yang dibutuhkan dari sejak order/proses awal dimulai hingga seluruh rangkaian proses selesai (misal: dari produksi, pembuatan dokumen, pengiriman, hingga barang diterima buyer).
Teori Dasar

Modul 2 — Metode Pengiriman & Kontainer

  1. Perbedaan FCL (Full Container Load) dan LCL (Less than Container Load).

    • FCL (Full Container Load): Pengiriman 1 kontainer penuh milik 1 eksportir/pembeli.
    • LCL (Less than Container Load): Pengiriman kargo kecil di mana 1 kontainer dipakai bersama oleh beberapa pengirim (konsolidasi).

  2. Jenis kontainer: 20 feet, 40 feet, 40 HC, dan kapan penggunaannya relevan. Ukuran Kontainer Standar:

    • 20 Feet: Kapasitas volume 28-33 CBM, beban maksimal 21-28 ton. Cocok untuk barang berat/padat (seperti keramik).
    • 40 Feet: Kapasitas volume 56-67 CBM, beban maksimal 26-28 ton.
    • 40 Feet High Cube (40 HC): Lebih tinggi 1 kaki dibanding 40ft biasa. Kapasitas volume 75-76 CBM, sangat ideal untuk barang ringan tapi bervolume besar (seperti furnitur).

  3. Perbedaan CY, CFS, port of loading, dan port of discharge.

    • CY/CY (Container Yard to Container Yard): Layanan FCL di mana kontainer diambil dari depo asal dan diserahkan penuh di pelabuhan tujuan.
    • CFS/CFS (Container Freight Station to Container Freight Station): Layanan LCL di mana barang dikirim ke gudang pelabuhan untuk digabung dan dibongkar di gudang pelabuhan tujuan.
    • Port of Loading (POL): Pelabuhan muat / asal, yaitu pelabuhan tempat barang/kontainer dinaikkan (loading) ke atas kapal di negara eksportir (contoh: Port of Semarang / Tanjung Emas, Tanjung Priok, Tanjung Perak).
    • Port of Discharge (POD): Pelabuhan bongkar / tujuan, yaitu pelabuhan tempat barang/kontainer diturunkan (discharge) dari kapal di negara importir (contoh: Izmir / Antalya Port di Turki, Port of Hamburg di Jerman, Port of Los Angeles di AS).

  4. Booking kapal, jadwal kapal, feeder vessel, transshipment, dan direct service.

    a. Booking Kapal (Shipping Space Booking):

    • Proses pemesanan ruang kontainer/kapal oleh eksportir atau freight forwarder kepada shipping line.
    • Setelah dipesan, shipping line menerbitkan Booking Confirmation (BC) yang berisi nomor booking, jadwal kapal (closing time, ETD, ETA), dan lokasi pengambilan kontainer kosong di depo.

    b. Jadwal Kapal (Vessel Schedule):

    • Tanggal rencana perjalanan kapal dari pelabuhan muat (POL) hingga pelabuhan tujuan (POD), mencakup tanggal potong (cut-off/closing time), jadwal keberangkatan (ETD), dan perkiraan kedatangan (ETA).

    c. Feeder Vessel vs Main Vessel:

    • Feeder Vessel: Kapal feeder berukuran kecil/sedang yang mengangkut kontainer dari pelabuhan lokal kecil (seperti Tanjung Emas Semarang) menuju pelabuhan penghubung utama/hub (seperti Singapore, Port Klang, atau Tanjung Priok).
    • Main Vessel (Mother Vessel): Kapal kargo raksasa lintas samudera yang mengangkut kontainer dari hub port menyeberangi benua menuju pelabuhan di Eropa, Amerika, atau Timur Tengah.

    d. Direct Service vs Transshipment:

    • Direct Service: Pengiriman langsung di mana kontainer diangkut oleh satu kapal dari pelabuhan asal (POL) sampai pelabuhan tujuan (POD) tanpa perlu pindah kapal di pelabuhan tengah.
    • Transshipment: Pengiriman tidak langsung di mana kontainer diturunkan di pelabuhan perantara (transshipment port/hub) untuk dipindahkan (relay) ke kapal lain sebelum menuju pelabuhan akhir.

  5. Memahami volume CBM, gross weight, net weight, dan dimensi barang.

    Di industri ekspor (seperti pada pengerjaan packing list keramik/furnitur PT Timboel), data berat dan ukuran fisik sangat penting untuk pengurusan bea cukai dan batas muat kontainer:

    • Dimensi Barang (PLT):
      • Ukuran fisik luar dari suatu kemasan (dus/peti kayu/koli) yang diukur dalam satuan Centimeter (cm) atau Meter (m): PanjangLebarTinggi.
    • CBM (Cubic Meter / Volume):
      • Satuan volume kubikasi untuk mengukur seberapa besar ruang yang dihabiskan oleh barang/peti di dalam kontainer.
      • Rumus CBM per Crate/Box:
      • Contoh: Jika ukuran peti kayu adalah 100cm100cm120cm, maka:
      • Total CBM: Hasil CBM 1 koli dikalikan total jumlah koli/peti.
    • Net Weight (NW) / Berat Bersih:
      • Berat murni dari produk/keramik saja tanpa memperhitungkan berat kemasan luar, kardus, gabus, palet, atau peti kayu.
    • Gross Weight (GW) / Berat Kotor:
      • Berat total gabungan antara barang ditambah seluruh kemasan pelindung (kardus, plastik, bubble wrap, peti kayu/palet).
      • Rumus:

💡Target: Bisa memahami penawaran forwarder dan mengenali jenis pengiriman yang digunakan.

Teori Dasar

Modul 3 — Dokumen Ekspor

Ini salah satu bagian terpenting untuk staf shipment.

  1. Commercial Invoice.
    • Apa itu?: Tagihan resmi dari eksportir kepada buyer yang mencantumkan detail transaksi komersial.
    • Isi Utama: Nomor invoice, tanggal, data Shipper & Consignee, deskripsi produk keramik, jumlah (Qty), harga satuan, total nilai transaksi (USD), serta syarat penyerahan barang (Incoterms seperti FOB/CIF).
    • Fungsi: Dasar perhitungan perpajakan, pabean di negara tujuan, serta penagihan pembayaran via bank/L2.
  2. Packing List.
    • Apa itu?: Dokumen yang menjelaskan detail fisik dan spesifikasi pengemasan kargo di dalam kontainer.
    • Isi Utama: Jumlah koli/peti (crates/boxes), dimensi per peti (PLT), berat bersih (Net Weight), dan berat kotor (Gross Weight).
    • Fungsi: Memudahkan petugas Bea Cukai dan gudang dalam melakukan penghitungan serta pemeriksaan fisik barang (Jalur Merah).
  3. Shipping Instruction (SI).
    • Apa itu? Surat instruksi pengiriman dari eksportir/forwarder kepada shipping line (perusahaan pelayaran).
    • Isi Utama: Data Shipper, Consignee, Notify Party, pelabuhan muat (POL), pelabuhan bongkar (POD), deskripsi barang, jumlah koli, dan nomor kontainer/segel.
    • Fungsi: Menjadi acuan bagi shipping line untuk menerbitkan draf Bill of Lading (B/L).
  4. Bill of Lading (B/L) dan Sea Waybill.
    • Bill of Lading (B/L): Dokumen pengangkutan resmi sekaligus bukti kepemilikan barang (Document of Title). Buyer wajib menyerahkan B/L lembar asli (Original B/L) untuk mengambil barang di pelabuhan tujuan.
    • Sea Waybill: Dokumen pengangkutan yang bukan merupakan bukti kepemilikan (Non-negotiable). Buyer bisa langsung mengambil barang di pelabuhan tanpa perlu menunggu fisik B/L asli dikirim, cukup dengan verifikasi identitas (cocok untuk transaksi antar-cabang atau hubungan buyer yang sudah sangat terpercaya).
  5. Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) dan Nota Pelayanan Ekspor (NPE).
    • PEB: Dokumen pemberitahuan pabean yang dibuat eksportir/PPJK dan didaftarkan secara elektronik ke sistem Bea Cukai (CEISA 4.0).
    • NPE: Surat persetujuan/izin keluar resmi dari Bea Cukai yang menyatakan bahwa kargo ekspor disetujui untuk dimuat ke atas kapal.
  6. Certificate of Origin (COO/SKA), bila diperlukan.
    • Apa itu? Dokumen resmi dari instansi pemerintah (Disperindag/e-SKA) yang membuktikan bahwa produk diproduksi di Indonesia.
    • Fungsi: Memberikan fasilitas pemotongan/pembebasan tarif bea masuk (0%) bagi buyer di negara tujuan sesuai perjanjian perdagangan bebas (misal: Form D untuk ASEAN, Form EUR.1 untuk Uni Eropa).
  7. Dokumen pendukung sesuai komoditas dan negara tujuan.
    • ISPM 15 Certificate & Stamp: Bukti bahwa peti kayu/palet bebas dari hama tanaman melalui proses heat treatment atau fumigasi.
    • V-Legal / SVLK (FLEGT License): Sertifikat kelestarian dan legalitas bahan baku kayu (berlaku jika ada komponen kayu/peti kayu, wajib untuk negara Uni Eropa).
    • SABER / SASO Certification: Sertifikat kesesuaian standar kualitas produk khusus untuk pengiriman ke Arab Saudi.

💡Target: Bisa mengenali fungsi setiap dokumen, memeriksa kesesuaian data, dan mengetahui siapa yang menerbitkan atau memprosesnya.

Teori Dasar

Modul 4 — Persiapan Barang & Packing

  1. Khusus untuk bisnis patung dan dekorasi seperti Timboel.

    • Fragilitas & Variasi Bahan: Produk keramik, terracotta, cement/GRC, serta gabungan material kayu/logam memiliki kerapuhan tinggi.
    • Bentuk Tidak Simetris (Irregular Shapes): Patung atau hiasan dekorasi sering memiliki tonjolan halus (seperti ekor, ujung lekukan, atau ornamentasi) yang sangat rawan patah jika terkena benturan atau tekanan dari atas.
    • Toleransi Berat & CBM: Patung padat berbahan semen/semen resin (cement) memiliki berat fisik (Gross Weight) yang sangat besar, sedangkan vas/keramik berukuran besar memakan volume (CBM).

  2. Memeriksa jumlah, kode produk, material, ukuran, dan berat.

    Sebelum dimasukkan ke dalam kemasan pelindung, setiap unit barang wajib diperiksa ulang terhadap 5 indikator utama:

    1. Jumlah (Quantity): Memastikan jumlah fisik unit barang yang siap di-pack sesuai dengan Purchase Order (PO) / Nota Pesanan (NP).
    2. Kode Produk (Item SKU / ID Product): Verifikasi kode produk secara presisi (misal: GVP-232607D2-RAS vs GSB-9C710261-RAS) agar tidak salah memasukkan barang.
    3. Material & Warna (Color/Finish): Memastikan variasi warna (Red Abstract SR CR, Terracotta, dll.) dan jenis bahan (Cement, Terracotta, Resin) sesuai pesanan.
    4. Ukuran / Dimensi (PLT): Mengukur ulang dimensi fisik produk untuk memastikan kesesuaian sampel dan perencanaan ruang kemasan.
    5. Berat (Weight Check): Timbang Net Weight (NW) barang untuk memastikan data pada Packing List akurat.

  3. Membandingkan barang siap kirim dengan invoice dan packing list.

    • Prinsip Match 100%: Seluruh data fisik barang di lapangan wajib selaras tanpa selisih dengan dokumen Commercial Invoice dan Packing List.
    • Garis Pertahanan Terakhir: Apabila terdapat selisih jumlah atau barang hilang/kurang (seperti pada audit invoice sebelumnya), penyesuaian dokumen atau pemenuhan fisik barang wajib diselesaikan di tahap ini sebelum kargo dimasukkan ke dalam peti kayu/kontainer.

  4. Memahami bubble wrap, foam, carton, pallet, dan wooden crate.

    • Bubble Wrap & Foam Sheet: Lapisan pelindung pertama langsung di permukaan produk untuk menyerap benturan ringan dan mencegah goresan pada finishing.
    • Corner & Edge Protectors (Siku Karton/Busa): Perlindungan ekstra pada bagian sudut tajam atau struktur melengkung patung agar tidak gempil/retak.
    • Karton Gelombang (Corrugated Box): Dus pembungkus dalam (inner box) yang menyangga fisik barang dari gesekan luar.
    • Palet & Wooden Crate (Peti Kayu): Structural packaging utama untuk pengiriman kontainer ekspor. Wajib memiliki stempel sertifikasi ISPM 15 untuk menahan beban tumpukan di dalam kontainer.

  5. Memahami risiko goresan, patah, penyok, karat, dan kerusakan finishing.

  6. Foto barang sebelum packing, sesudah packing, dan saat stuffing.

    Tim ekspor wajib mengarsipkan bukti foto berwarna yang jelas untuk klaim asuransi dan laporan ke buyer:

    • Foto Sebelum Packing (Bare Product): Foto unit produk keramik/patung yang utuh beserta label kode produknya.
    • Foto Sesudah Packing (Wrapped & Crated): Foto proses pembungkusan bubble wrap, penutupan peti kayu, dan stempel ISPM 15 serta label Shipping Mark yang terpasang di sisi peti.
    • Foto Saat Stuffing (Container Loading): Kondisi kontainer kosong (lantai & dinding bersih). Proses penataan peti kayu di dalam kontainer (1/2 loaded & full loaded). Foto penutupan pintu kontainer beserta Nomor Segel (Container Seal No.)

  7. Penandaan fragile, orientation, dan shipping marks jika relevan.

    Setiap peti kayu/kemasan luar wajib diberi penandaan visual yang jelas pada minimal dua sisi:

    • Handling Pictograms: Fragile / Gelas Retak: Barang mudah pecah. This Way Up / Panah Atas: Mencegah posisi peti dibalik saat diangkut forklift. Keep Dry / Payung: Jangan terkena hujan/basah.
    • Shipping Marks: Mencantumkan nama buyer, nomor PO/kontrak, nomor peti (misal: Crate 1 of 15), kode SKU, negara asal (Made in Indonesia), serta data Gross/Net Weight dan CBM.

💡 Target: Memastikan barang yang dikirim sesuai pesanan dan aman untuk perjalanan.

Teori Dasar

Modul 5 — Alur Operasional Shipment

  1. Menerima instruksi pengiriman dan menentukan kesiapan barang.

    • Menerima Shipping Instruction Internal: Menerima instruksi pengiriman berdasarkan Purchase Order (PO)/Nota Pesanan (NP) dari tim Sales/Marketing.
    • Verifikasi Target Readiness: Memastikan tanggal barang selesai (Cargo Ready Date - CRD) cocok dengan estimasi tanggal keberangkatan kapal (ETD).

  2. Koordinasi dengan produksi, gudang, finishing, packing, dan bagian administrasi. Sebagai penanggung jawab dokumen dan operasional ekspor, divisi ini menjadi penghubung utama antara divisi-divisi berikut:

    • Produksi & Finishing: Memastikan status pekerjaan keramik/dekorasi sudah 100% selesai dan finishing sudah kering sempurna.
    • Gudang & Packing: Mengkonfirmasi ketersediaan peti kayu (wooden crate), stempel ISPM 15, dan kesiapan penempelan Shipping Marks pada kemasan.
    • Administrasi & Finance: Mengkonfirmasi pelunasan pembayaran dari buyer (sesuai payment terms T/T atau L/C) dan kesiapan dokumen komersial (Invoices & Packing List).

  3. Meminta quotation dan membandingkan biaya forwarder.

    • RFP (Request for Quotation): Mengirimkan detail spesifikasi kargo kepada beberapa vendor Freight Forwarder.
      • Rute: Port of Loading (POL) misal Tanjung Emas Semarang -> Port of Discharge (POD) misal Izmir Port.
      • Jenis & Jumlah Kontainer: 20 ft/40 ft/40 HC.
      • Est. Weight & Volume: Total Gross Weight (KGS) & CBM.
      • Incoterms: FOB, CIF, CFR, atau EXW.
    • Evaluasi Quotation: Membandingkan harga ocean freight, local charges (THC, BL fee, seal fee), ketersediaan kontainer kosong (Equipment availability), serta total transit time.

  4. Memahami booking confirmation, shipping schedule, dan shipping instructions.

    • Penerbitan Booking Confirmation (BC): Setelah memilih forwarder/pelayaran, akan menerima BC yang memuat:
      • Nomor Booking & Nama Kapal/Vessel Voyage.
      • Lokasi Pick-up Kontainer Kosong (Depo).
      • Batas Closing Time/Cut-off Dokumen dan Kontainer.
    • Mengirim Shipping Instruction (SI): Mengirimkan instruksi pembuatan draft Bill of Lading (B/L) ke shipping line sebelum batas waktu SI Cut-off.

  5. Mengatur trucking, stuffing, VGM, serta proses dokumentasi sesuai tanggung jawab masing-masing pihak.

  6. Memantau cut-off dokumen dan cut-off kontainer.

    Mengabaikan batas waktu dapat berakibat fatal: konmtainer tertinggal kapal (left behind/rolled over) dan terkena denda penumpukan (demurrage/detention).

    • SI Cut-off: Batas waktu penyerahan data instruksi B/L ke shipping line.
    • VGM Cut-off: Batas waktu penyerahan data deklarasi berat total kontainer.
    • Customs Document Cut-off: Batas waktu dokumen PEB & NPE harus disetujui Bea Cukai.
    • Port/CY Cut-off (Closing Time): Batas waktu fisik kontainer yang sudah disegel harus masuk ke dalam pintu terminal pelabuhan (Container Yard).

💡 Target: Bisa membuat checklist shipment dan mengikuti jadwal tanpa melewatkan tenggat penting.

Teori Dasar

Modul 6 — Incoterms & Biaya Pengiriman

  1. Memahami EXW, FCA, FOB, CFR, CIF, CPT, CIP, DAP, dan DDP.

    Incoterms (International Commercial Terms) adalah standar aturan internasional yang diterbitkan oleh ICC (International Chamber of Commerce) untuk menentukan titik peralihan Biaya (Cost) dan Risiko (Risk) dari penjual ke pembeli:

    1. EXW (Ex Works):
      • Penjual hanya menyiapkan barang di lokasi/pabrik sendiri (misal: Pabrik PT Timboel Kasihan, Bantul).
      • Pembeli menanggung seluruh biaya dan risiko dari pabrik penjual sampai ke gudang tujuan di negara pembeli (termasuk trucking lokal, customs clearance ekspor di Indonesia, freight, dan impor).
    2. FCA (Free Carrier): Penjual menyerahkan barang dan mengurus izin ekspor ke pengangkut (carrier) yang ditunjuk pembeli di lokasi tertentu (misal: Depo kontainer Semarang).
    3. FOB (Free on Board):
      • Penjual menanggung semua biaya & risiko pengurusan ekspor di negara asal sampai barang dimuat ke atas kapal (on board) di pelabuhan muat (POL - Semarang/Tanjung Emas).
      • Pembeli menanggung ongkos kapal (Ocean Freight) dan semua biaya di negara tujuan.
    4. CFR (Cost and Freight): Penjual menanggung biaya trucking, pabean ekspor, dan ongkos kapal (Ocean Freight) sampai pelabuhan tujuan (POD). Namun, risiko berpindah ke pembeli sejak barang berada di atas kapal di pelabuhan muat.
    5. CIF (Cost, Insurance, and Freight): Sama seperti CFR, tetapi penjual wajib membayarkan asuransi pengangkutan laut (Marine Insurance) untuk melindungi kargo pembeli selama pelayaran.
    6. CPT (Carriage Paid To) & CIP (Carriage and Insurance Paid To): Versi multibahasa/semua moda transportasi (darat, udara, laut) yang sejajar dengan CFR dan CIF.
    7. DAP (Delivered at Place): Penjual menanggung semua biaya dan risiko pengiriman sampai barang tiba di tempat pembeli (sebelum dibongkar), tetapi biaya impor/pajak bea masuk di negara tujuan ditanggung oleh pembeli.
    8. DDP (Delivered Duty Paid): Penjual menanggung seluruh biaya dan risiko 100%, termasuk ongkos angkut, asuransi, hingga pengurusan pabean impor dan pembayaran pajak/bea masuk di negara pembeli.

  2. Siapa yang menanggung biaya dan risiko pada setiap skema. Matriks Pembagian Biaya & Risiko (Seller vs. Buyer):

  3. Perbedaan ocean freight, trucking, THC, handling, dokumentasi, dan biaya lokal.

    • Biaya Lokal Negara Asal (Origin Local Charges):
      • Trucking Fee: Biaya angkut truk kontainer dari pabrik ke pelabuhan (CY).
      • THC (Terminal Handling Charge): Biaya bongkar muat kontainer di terminal pelabuhan.
      • Documentation & BL Fee: Biaya penerbitan Bill of Lading dan administrasi oleh pelayaran.
      • Customs Clearance Fee: Biaya jasa broker/PPJK untuk pengurusan PEB ke Bea Cukai.
      • VGM & Seal Fee: Biaya sertifikasi penimbangan kontainer dan segel fisik.
    • Freight Charge: Biaya transportasi utama (Ocean Freight) dari pelabuhan muat (POL) ke pelabuhan tujuan (POD).
    • Biaya Lokal Negara Tujuan (Destination Local Charges): DTHC (Destination THC), Customs Clearance Import, Import Duty & Taxes (VAT/GST), dan Delivery Trucking ke alamat pembeli.

  4. Memahami free time, demurrage, detention, serta potensi biaya tambahan.

    • Free Time: Jangka waktu bebas biaya sewa kontainer yang diberikan oleh shipping line (biasanya 7–14 hari).
    • Demurrage: Denda keterlambatan yang dikenakan karena kontainer isi (full container) menumpuk terlalu lama di dalam terminal pelabuhan melebihi batas waktu free time.
    • Detention: Denda keterlambatan yang dikenakan karena kontainer kosong (empty container) belum dikembalikan ke depo shipping line melebihi batas waktu free time.
    • Potensi Biaya Tambahan Lainnya:
      • Notul / Denda Pabean: Terjadi jika data berat atau jenis barang pada PEB tidak sesuai dengan kondisi fisik saat Jalur Merah.
      • Storage Fee: Biaya penumpukan lahan di dalam terminal pelabuhan.
      • Re-inspection / Quarantine Fee: Biaya tambahan jika kontainer ditahan karantina karena masalah kayu/ISPM 15.

  5. Perbedaan biaya yang dibayar seller dan buyer berdasarkan kontrak.

    • Jika harga jual di kesepakatan (Nota Pesanan) tertulis "Price: EXW":
      • Tagihan yang masuk ke PT Timboel hanya biaya produksi dan packing kayu. Ongkos trucking kontainer ke pelabuhan Semarang disetorkan oleh pembeli.
    • Jika harga jual tertulis "Price: FOB Semarang":
      • PT Timboel wajib membayar biaya trucking, THC Semarang, biaya B/L, biaya sertifikat (V-Legal, ISPM 15), dan biaya kepabeanan PEB. Biaya ocean freight dibayar langsung oleh buyer di luar negeri.

💡 Target: Tidak salah menjanjikan tanggungan biaya atau menyampaikan informasi pengiriman kepada buyer.

Teori Dasar

Modul 7 — Tracking, Komunikasi & Problem Solving

  1. Memantau status booking, stuffing, keberangkatan, transit, dan kedatangan. Seorang export specialist wajib memantau status pengiriman secara berkala pada 5 titik kritis:

    1. Status Booking: Memastikan Booking Confirmation (BC) terbit dan kontainer kosong dapat ditarik (pick-up) tepat waktu dari depo.
    2. Status Stuffing: Memantau proses muat kargo keramik/peti kayu di gudang dan penyerahan kontainer ke Container Yard (CY) pelabuhan sebelum closing time.
    3. Keberangkatan (ETD vs. ATD): Mengonfirmasi keberangkatan kapal dari pelabuhan muat (POL - Semarang).
    4. Status Transit: Memantau pergerakan kapal feeder dan proses pemindahan kontainer (transshipment) di pelabuhan penghubung (misal: Singapore / Port Klang).
    5. Kedatangan (ETA vs. ATA): Memantau tanggal perkiraan tiba di pelabuhan bongkar (POD - misal: Izmir Port).

  2. Memahami perbedaan jadwal estimasi dengan jadwal aktual.

    • ETD (Estimated Time of Departure) / ETA (Estimated Time of Arrival): Perkiraan awal jadwal kapal yang tercantum pada Booking Confirmation. Jadwal ini masih bisa berubah akibat cuaca, kemacetan pelabuhan (port congestion), atau keterlambatan feeder.
    • ATD (Actual Time of Departure) / ATA (Actual Time of Arrival): Tanggal dan waktu aktual/realisasi saat kapal benar-benar angkat jangkar meninggalkan pelabuhan (ATD) atau menyandar di dermaga tujuan (ATA).
    • Prinsip Komunikasi: Selalu gunakan istilah ETD/ETA saat menyampaikan estimasi, dan perbarui menjadi ATD/ATA setelah menerima Bill of Lading (B/L) atau mengonfirmasi pelayaran.

  3. Mengatasi perubahan kapal, keterlambatan feeder, rollover, dan pembatalan booking.

    • Rollover / Left Behind (Kontainer Tertinggal Kapal):
      • Penyebab: Kargo gagal masuk pelabuhan sebelum closing time, dokumen NPE terlambat, atau kapal mengalami overbooking.
      • Solusi: Segera minta Re-booking / Space Transfer ke forwarder untuk dimasukkan ke vessel/voyage berikutnya, serta ajukan bebas biaya demurrage/storage jika kendala dari pihak pelayaran.
    • Keterlambatan Feeder / Missed Connection:
      • Penyebab: Kapal feeder dari pelabuhan asal terlambat tiba di hub port, sehingga tertinggal kapal utama (mother vessel).
      • Solusi: Minta forwarder menerbitkan updated routing plan dan jadwal connecting vessel terbaru untuk disampaikan ke buyer.
    • Revisi Dokumen & Mismatch Data:
      • Penyebab: Adanya perbedaan berat/CBM antara Packing List dengan draf B/L atau PEB.
      • Solusi: Lakukan revisi draf B/L sebelum BL Final Cut-off. Jika PEB sudah terbit dan NPE keluar, lakukan prosedur Pembetulan PEB ke Kantor Bea Cukai sesuai dokumen pendukung resmi.

  4. Mengelola revisi dokumen dan ketidaksesuaian data.

    Pada tahapan ini, dilakukan proses penanganan dan pengkoreksian perbedaan data (seperti jumlah unit, berat kotor/bersih, CBM, atau penulisan kode barang) yang terjadi antara dokumen internal (Invoice/Packing List) dengan dokumen pabean (PEB) maupun pelayaran (draf B/L). Bertujuan untuk memastikan seluruh data di setiap dokumen ekspor selaras 100% sebelum batas cut-off untuk mencegah denda nota pembetulan (Notul) Bea Cukai dan penahanan kontainer di pelabuhan.

  5. Menulis email profesional kepada forwarder, shipping line, buyer, dan tim internal. Dalam membuat email, perlu menggunakan tata cara penyampaian komunikasi formal berbasis data faktual menggunakan Bahasa Inggris atau Bahasa Indonesia standar ekspor kepada pihak internal (Manajemen, Gudang, Finance) maupun eksternal (Forwarder, Shipping Line, Buyer). Tujuannya agar dapat menyampaikan update status pengiriman, instruksi booking, atau pemberitahuan kendala kapal (delay/rollover) secara jelas, terstruktur, profesional, dan dapat dipertanggungjawabkan tanpa menimbulkan salah paham.

  6. Membuat laporan status shipment secara ringkas dan akurat.

    Ringkasan laporan berkala (weekly/daily export monitoring report) berbasis data faktual yang menyajikan posisi serta riwayat pengiriman barang secara transparan (meliputi status stuffing, kepabeanan PEB/NPE, jadwal ETD/ETA, hingga rincian dokumen). Bertujuan untuk memberikan keterbukaan informasi yang jelas dan dapat dipertanggungjawabkan kepada pihak internal (Manajemen, Gudang, Finance) maupun buyer, sehingga status kargo dapat dipantau secara langsung tanpa perlu menebak-nebak atau sekadar mengandalkan jawaban "barang sedang diproses".

💡 Target: Bisa memberi update faktual, bukan sekadar mengatakan barang sedang diproses.

Teori Dasar

Modul 8 — Administrasi & Sistem Kerja

  1. Membuat shipment checklist dan shipment schedule.

    • SOP Keterbukaan Informasi (SOP Transparency): Seluruh status pengiriman ekspor wajib terrekam dalam dokumen bersama (shared database), sehingga tim Manajemen, Finance, maupun Warehouse dapat memantau posisi kargo tanpa bergantung pada ingatan satu orang.
    • Integrasi Penjadwalan: Menyelaraskan Cargo Ready Date (CRD) dari pabrik dengan jadwal pelayaran (Vessel Schedule) dan batas Closing Time pelabuhan.

  2. Mengarsipkan quotation, booking confirmation, invoice, packing list, dan B/L.

    Setiap siklus pengiriman ekspor wajib memiliki 1 folder arsip digital (cloud storage/gdrive) dan 1 fisik map yang menyimpan set dokumen lengkap:

  3. Membuat folder setiap shipment dengan penamaan yang konsisten.

    Agar pencarian berkas cepat dan rapi, dapat menggunakan struktur penamaan berikut:

  4. Menggunakan Excel atau Google Sheets untuk tracking.

    Untuk men-tracking alur shipment, dapat membuat Google Sheets bersama (shared with Finance & Management) dengan struktur kolom berikut:

  5. Membuat laporan biaya aktual versus quotation.

    Laporan ini diserahkan ke bagian Finance setelah shipment selesai untuk mengevaluasi efisiensi biaya ekspor.

  6. Membuat daftar masalah dan tindakan perbaikan.

    Catat setiap kendala operasional yang terjadi sebagai evaluasi berkala Standard Operating Procedure (SOP).

💡 Target: Shipment dapat dilacak oleh tim lain tanpa bergantung pada ingatan satu orang.