SOP AKTIF PENGELOLAAN CASH FLOW – SISTEM WATERFALL
SOP AKTIF PENGELOLAAN CASH FLOW – SISTEM WATERFALL
PT. TIMBOEL
I. TUJUAN
Menjamin setiap penerimaan kas perusahaan dialokasikan secara disiplin dan berurutan sesuai prioritas kebutuhan operasional, pengembangan, sosial, dan cadangan darurat.
II. TANGGUNG JAWAB UTAMA
| Jabatan | Tugas Utama |
|---|---|
| Kepala Keuangan | Mengelola rekening utama, melakukan alokasi mingguan, mencatat semua transfer antarpos, dan melaporkan saldo ke Direktur Utama. |
| Kepala Marketing & Produksi | Mengajukan kebutuhan Biaya Berkembang disertai rencana penggunaan. |
| HRD / CSR | Mengajukan kebutuhan Biaya Berbagi dan membuat laporan realisasi. |
| Direktur Utama | Menyetujui pengambilan Biaya Cadangan dan memimpin rapat evaluasi triwulanan. |
III. LANGKAH KERJA
1. Penerimaan Uang Masuk
- Semua pendapatan (tunai, transfer, atau piutang cair) wajib masuk ke Rekening Utama.
- Kepala Keuangan melakukan pencatatan penerimaan pada hari yang sama.
2. Alokasi Dana
- Setiap ada pemasukan, Kepala Keuangan melakukan alokasi dana sesuai urutan waterfall:
- Biaya Berjalan – maksimum Rp 450.000.000
- Biaya Berkembang – maksimum Rp 90.000.000
- Biaya Berbagi – maksimum Rp 5.000.000
- Biaya Cadangan – minimum Rp 250.000.000, tanpa batas maksimum
- Jika inflow < Maksmum, seluruh dana masuk ke Biaya Berjalan; pos lain menunggu hingga ada inflow masuk berikutnya.
- Jika seluruh pos telah mencapai batas maksimum, sisa dana dialokasikan ke Biaya Cadangan.
3. Pengeluaran dan Otorisasi
| Pos | Siapa yang Mengajukan | Siapa yang Menyetujui | Batas Penggunaan |
|---|---|---|---|
| Biaya Berjalan | Kepala Keuangan | Kepala Keuangan | Sesuai nominal maksimum |
| Biaya Berkembang | Kepala Marketing & Produksi | Kepala Keuangan | Sesuai nominal maksimum |
| Biaya Berbagi | HRD / CSR | Kepala Keuangan | Sesuai nominal maksimum |
| Biaya Cadangan | Kepala Keuangan / Pihak terkait | Direktur Utama (notulen wajib) | Hanya untuk keadaan darurat |
4. Kondisi Emergency
- Pengambilan Cadangan hanya dilakukan bila:
- Saldo pos biaya tidak mencukupi dan
- Kebutuhan tersebut menghambat produksi >3 hari atau menunda pengiriman customer.
- Kepala Keuangan wajib membuat Permintaan untuk disetujui Direktur Utama, Melalui WA cukup.
- Setiap pengambilan dicatat dalam notulen rapat singkat.
5. Pencatatan Akuntansi
- Semua transfer antarpos dicatat sebagai “Transfer Internal” di jurnal umum.
- Kepala Keuangan wajib memperbarui ledger biaya setiap minggu.
- Saldo tiap pos dilaporkan ke Direktur Utama setiap minggu di meeting 1330.
6. Evaluasi dan Penyesuaian
- Setiap 3 bulan, dilakukan Rapat Keuangan Triwulanan yang dipimpin Direktur Utama.
- Evaluasi mencakup:
- Keseimbangan antarpos.
- Kebutuhan penyesuaian nominal maksimum/minimum.
- Hasil rapat dicatat dan berlaku mulai bulan berikutnya.
7. Struktur Pelaporan Whatsapp
Mengirim laporan saldo mingguan melalui WhatsApp sesuai format waterfall.
Waterfall
- Berjalan (Maximum) : Saldo Berjalan
- Berkembang (Maximum) : Saldo Berkembang
- Berbagi (Maximum): Saldo Berbagi
- Cadangan (Minium): Saldo Cash / Emas Gram / Total Saldo PRK
Hutang
- Nama hutang: (Sisa Hutang)/(cicilan per bulan) Bulan Selesai
- Nama hutang: (Sisa Hutang)/(cicilan per bulan) Bulan Selesai
- Nama hutang: (Sisa Hutang)/(cicilan per bulan) Bulan Selesai
Saldo Bank
- Nama Bank: Saldo Bank bisa di akses / Saldo terkunci
Contoh Pelaporan Whatsapp
Waterfall
- Berjalan (450jt) : 120.000.000
- Berkembang (90jt) : 40.000.000
- Berbagi (5jt): 3.500.000
- Cadangan (250jt): 200.000.000 / 120gr / 300.000.000
Hutang
- BNI PRK: 350.000.000/40.000.000, Februari 2025
- BNI Cicil: 1.050.000.000/50.000.000, Januari 2028
- Jateng PRK: 2.409.000.000/0, Maret 2030
- Jateng Cicil: 790.000.000/20.000.000, Desember 2025
- Alphard: 750.000.000/50.000.000, Agustus 2028
IV. SANKSI
- Penggunaan dana di luar urutan waterfall tanpa otorisasi akan dianggap pelanggaran keuangan dan dapat dikenakan sanksi administratif sesuai kebijakan perusahaan.
Catatan: SOP ini bersifat aktif dan wajib dijalankan oleh seluruh pihak yang terlibat dalam manajemen kas PT. Timboel. Perubahan hanya dapat dilakukan melalui rapat resmi keuangan.
Catatan Pergantian
- Besar pos berjalan diubah dari 330 juta menjadi 450 juta, dikarenakan akan digunakan untuk mencicil hutang PRK
- Tambahan Format Laporan whatsapp