Notes Runthrough ERP 3-1-2025

Definisi

• Benda mentah : benda yang belum difinishing
• Frame: benda yang akan diisi
• Finsihed good adalah: bahan mentah + bahan finishing + box. Siap jual

Tutorial ERP (Catatan Naufan)

Selling

Pembuatan Quotation

• ctrl+g, new quotation

• pilih customer (selalu nama perusahaan, bukan nama individu)

• pilih items (barang)

• pilih currency (sesuai permintaan)

• pilih nilai incoterm. Kalau full kontainer nanti harganya FoB, kalau tidak kontainer nanti Ex-Work

• Isi sales tax dan perpajakan

• Isi additional discount percentage kalau perlu

• Edit harga item dengan discount apabila diperlukan

• Simpan

• Cek hasil quotation

• Print dan kirim ke customer

• Submit untuk dimasukan ke dalam sistem. Double check karena harus sudah benar

• Kalau customer sudah oke, bikin Sales Order (Sales Order nanti jadi pusat produkso)

  • Sales Order yang penting: Delivery Date (Umumnya 8 minggu dari tanggal Sales Order)

• Customer mau nambah.

• Set Source Warehouse (untuk setting barangnya mau diambil dari mana)

  • yang sekarang rutin dipakai adalah finished good warehouse (sudah selesai, bisa kirim ke Tanli, bisa dipacking utuk penjualan)

• Isi nomor Purchase Order milik customer

• Save

• Opsi Assign To untuk delegasi tanggung jawab Sales Order ke staff marketing

• Opsi Attach untuk nempelke PO dari customer

• Bikin Invoice untuk dikirim ke customer untuk finalisasi pembelian dan pembayaran DP

• Submit

Accounting

• Marketing info ke Accounting untuk pembayaran
• Create payment, sambungkan bukti pembayaran bank ke sales order
• bikin billing

Produksi

• Create production plan
• Pilih get sales order, pilih sales order yang terkait
• get finished good for manufacture
• pilih assembly items, get sub assembly items
• sub assembly warehouse, pilih Work in Progress
• kalau tidak ada barang sub assembly, get raw materials for purchase. Kalau mau transfer antar gudang karean ada stoknya, GRM transfer. Tujuannya untuk cek stok bahan mentah, jadi pilih sub assembly warehouse untuk dicek
• Nanti keluar perlu beli apa saja untuk sales order tersebut

Notes

• production plan dibuat, lalu bikin work order.
• Work order butuh material untuk produksi. kalau gak ada material, nanti perlu bikin material request

Notes Pembuatan Item dan BOM Magis Naufan Sofia Fifi

Pembuatan Item

Penamaan spesifik

item name Tidak mengugnakan singkatan sama sekali item name dibuat rapi (Uppercase per huruf depan kata) Maksimal 3 kata, ideal 1 kata

Struktur Item Name

• (item name)(spasi)-(spasi)(item size SML)-(spasi)(additional information1)-(spasi)(additional information2)

Untuk size (Magis: size e kompleks)

• ukuran global, ada 9 level
  • XSmall (tinggi <20 cm)
  • Small (< 40 cm)
  • Medium (<60 cm)
  • Large (<=80 cm)
  • Tall (<100 cm)
  • Extra Tall (<150 cm)
  • Jumbo (<200 cm)
  • Extra Jumbo (<250 cm)
  • Super Jumbo (>250 cm) Ini semua merujuk ke tinggi

Kalau ada grup yang modelnya sama tapi beda ukuran

metode klasifikasi ukuran:

• Cari barang terkecil, kategorikan ke kelompok mana dia berada
• varian lain yang lebih besar diurutkan lalu dikasih kategori di atasnya kategori varian terkecil sesuai urutan contoh: patung 20 cm, patung 30 cm, patung 100 cm akan dikasih kategori ukuran XS, S, dan M

Barang baru yang intermediate ukurannya di dua produk varian akan merevisi item name di varian yang sama

Additional information, makin ringkes makin bagus

• add info pertama finishing
• add info kedua aksesoris

Struktur item code

• terdiri dari: (3 huruf/angka)-(8 huruf dan angka)
• 3 huruf/angka terdepat direkomendasikan adalah singkatan nama produk
• 8 huruf/angka selanjutnya random/sesuai karangan yang diinginkan
• Apabila nama produ tidak bisa dijadikan singkatan 3 huruf, gunakan angka "0" sebagai filler. Contoh: Panther Galak bisa jadi PGL- atau PG0-

Pembuatan BOM

Bill of Material

Ada 6 kategori patung global

1. Kayu alumunium
2. cor alumunium full
3. cor alumunium diisi kayu
4. Rangkai/Anyam
5. Rangkai/Anyam diisi kayu
6. Pot/Vases

Step by step (reversed)

• barang selesai selalu menbutuhkan barang mentah, bahan finishing, dan packing
• barang mentah bisa berisi macam-macam tergantung (ada mentah cor, mentah kayu, mentah anyam, mentah tanah liat, mentah grc)
  • mentah cor = COR-
  • mentah anyam = RANG-
  • mentah kayu = KAY-
  • mentah tanah liat = TRC-
  • mentah grc = GRC-
• Add on
  • base = BASE-

Item name untuk bahan mentah/setengah jadi

• Mentah(spasi)-(spasi)(Item Name)

Barang Produk Jadi tidak boleh Allow Purchase, tapi Allow Sell. Barang Mentah tidak boleh Allow Sell, tapi Allow Purchase

Bikin BOM Barang Produk Jadi ada di Dashboard -> BOM klik logo PLUS

Intermezzo: Kapan pakai packing usuk, kapan pakai packing papan Kalau dimensi terpanjang kurang dari 120 cm, pakai kayu papan. Else, pakai kayu usuk

Terms DP

• Tanggal yang ada di payment terms adalah deadline pembayaran untuk Sales Order terkait.