Alur Catalog Order Tujuan: melakukan penjualan barang yang ada di catalog timboel (barang pernah dibuat) Mulai: Setiap kali ada inqury customer yang tidak membuat benda baru Selesai: Semua barang yang diminta dikirim Permintaan Customer Cek Status Customer Tujuan: Mengetahui customer existing atau baru Input: Kartu nama Chat Whatsapp Email masuk Langkah: Cek nama customer Cek nama perusahaan Cek e-mail / nomor telfon Desisi: Customer Baru -> buat data customer baru Customer lama tapi data tidak lengkap -> update data customer Customer lama data lengkap -> Lanjut ke Penawaran dan Negoisasi Output: Status Customer diketahui Penawaran dan Negosiasi Siapkan Quotation Tujuan: Customer mendapatkan dokumen quotation dengan data akurat Input: Foto barang dari customer Tulisan tangan list id dari staff timboel Foto catalog Hasil Estimasi Charges Langkah: Review Permintaan Customer Cek Stock barang Buat quotation Kirim quotation Output: File PDF Quotation dengan data akurat terkirim ke customer Negosiasi Dengan Customer Tujuan: Mendapatkan persetujuan dengan customer mengenai harga dan terms Aturan: Diskon gunakan diskon rule Trigger: Customer meminta diskon atau keringanan lain Input: Quotation yang sudah dikirim History dengan customer (jika ada, contoh: relasi personal, transaksi sebelumnya) Perjanjian tertulis dengan customer Nilai order Diskon rule Langkah: Tanya bagian mana dari quotation yang keberatan (harga, jumlah, shipping atau terms) Evaluasi permintaan customer, sesuaikan fitur Jika belum setuju, berikan diskon sesuai dengan diskon rule Jika masih belum setuju, eskalasi ke atasan Konfirmasi kembali dengan customer tentang hal yang sudah di setujui Update Quotation sesuai dengan persetujuan Output: Dokumen quotation dengan data hasil diskusi Konfirmasi Order Ubah Quotation Menjadi Sales Order Tujuan: Membuat sales order sebagai konfirmasi resmi pesanan customer Trigger: Customer menyetujui quotation secara tertulis Input: Quotation yang di setujui Langkah: Buat dokumen sales order sesuai dengan quotation Verifikasi item, qty, dan harga sesuai quotation Notifikasi kepada kepala produksi adanya sales order baru Output: Dokumen sales order tercatat sebagai pesanan resmi Terima Pembayaran DP Tujuan: Meneripa down payment agar sales order dapat mulai di proses Aturan: Delivery date sales order 8 minggu dari DP masuk ke bank Trigger: e-mail dari customer notifikasi pembayaran dari bank Input: Bukti transfer customer Sales order Langkah: Review bukti transfer Konfirmasi bukti transfer dengan uang masuk bank Input pembayaran Desisi: jika pembayaran belum ditemukan -> info ke customer dan tunggu 2 hari kerja jika pembayaran ditemukan dan sesuai -> update delivery date Output: Pembayaran DP terverifikasi, Delivery date pada sales order sudah di perbaharui Pemrosesan Order Review Sales Order Tujuan: Menentukan apa saja yang harus dilakukan setelah sales order masuk Trigger: Sales order sudah dibuat Input: Dokumen sales order Bukti Down Payment ada Data stock warehouse Desisi: Stock ada -> Ambil barang dari stock Stock kosong -> Buat order produksi OutputL: Metode pemenuhan pesanan ditentukan Ambil Barang Dari Stock Tujuan: Menggunakan barang dalam stock untuk mempercepat pemenuhan pesanan Trigger: Sales order terbuat dan item tersedia di stock Input: Dokumen sales order Data stock warehouse Langkah: Review sales order untuk barang stock Konfirmasi barang stock ada di lokasinya Buat dokumen transfer material Output: Barang stock tersedia di warehouse produksi Buat Order Produksi Tujuan: Memulai proses produksi barang Trigger: Item sales order yang tidak memiliki stock dibutuhkan Input: List dokumen sales order Langkah: Review Sales Order Tentukan jumlah produksi yang dibutuhkan Buat dokumen mulai produksi Mulai produksi sesuai dengan alur produksi Output: Dokumen produksi siap QC Barang Persiapan Quality Control Tujuan: Mempersiapkan barang untuk QC Trigger: Sistem produksi menyatakan barang selesai di buat Input: Barang hasil produksi Sales order Langkah: Pastikan barang sudah selesai produksi 100% Siapkan barang di area QC Pastikan barang ada di Sales order Bersihkan barang dari debu permukaan Pastikan jumlah barang sesuai dengan sales order Output: Barang siap diperiksa dalam proses QC Internal QC Internal Tujuan: Memastikan hasil produksi barang sesuai dengan standar perusahaan Trigger: Barang siap di area QC Input: Sales order Checklist QC Internal Barang selesai produksi Langkah: Konfirmasi jenis barang sesuai dengan sales order Konfirmasi jumlah barang sesuai dengan sales order Jalankan checklist QC internal Desisi: Jika barang lulus QC -> Tandai QC complete Jika barang tidak lulus -> Tulis alasan, kembalikan ke produksi untuk perbaikanm Output: Status barang lulus QC atau perlu perbaikan QC oleh Customer Tujuan: Memberikan kesempatan kepada customer untuk melakukan verfikasi kualitas barang secara independen sebelum pengiriman Aturan: QC hanya dilakukan pada barang yang sudah lulus QC internal QC hanya memeriksa barang sesuai sales order Perubahan design atau spefisikasi tidak diperbolehkan pada tahap ini Trigger: Barang sudah lulus QC internal Input: Barang lulus QC Sales Order Kontak Customer Langkah: Menjadwalkan waktu QC dengan customer Siapkan barang di area QC agar mudah di periksa Jelaskan pada customer spesifikasi barang sesuai sales order Dampingi customer selama proses pemeriksaan Catat hasil pemeriksaan customer Desisi: Lulus QC customer -> Packing Tidak Lulus QC customer -> tulis alasan, kembalikan ke produksi untuk perbaikan Output: Status QC barang oleh customer diketahui Penagihan Pengiriman Buat Rencana Pengiriman Tujuan: Menentukan detil pengiriman seperti tanggal dan metode Trigger: Barang telah lulus proses QC atau sudah siap packing Input: Sales order Kontak customer Informasi kesiapan barang dari produksi Template Rencana Pengiriman Langkah Isi rencana pengiriman update invoice pelunasan sesuai dengan biaya rencana pengiriman Terima dan Konfirmasi Pelunasan Lanjut ke proses pengiriman Output: Rencana Pengiriman yang Kirim Export Tujuan: Menyerahkan barang kepada EMKL untuk proses pengiriman export Trigger: Barang sudah di packing dan siap kirim Input: Dokumen Export Commercial Invoice Packing list Kontak EMKL (Ekspedisi Muatan Kapal Laut) Kontak customer Langkah: Konfirmasi bahwa barang sudah di packing dan siap kirim Verifikasi dokumen export dengan checklist Hubungi EMKL untuk penjadwalan penambilan barang atau stuffing container Serahkan dokumen Commerical Invoice dan Packing List kepada EMKL Catat bahwa sudah diberikan kepada EMKL Output: Barang diberikan oleh EMKL untuk proses export Kirim Local Tujuan: Menyerahkan barang kepada jasa pengiriman untuk proses pengiriman domestik Trigger: Barang sudah dipacking dan siap kirim Input: Barang yang sudah dipacking Kontak jasa pengiriman Kontak customer Packing List Surat Jalan Bukti pelunasan invoice Langkah: Konfirmasi bahwa barang sudah di packing dan siap kirim Konfirmasi bahwa invoice sudah dilunasi Kontak jasa pengiriman untuk penjadwalan pengambilan barang Serahkan barang pada jasa pengiriman Berikan dokumen pengiriman local kepada jasa pengiriman Terima resi pengiriman dari jasa pengiriman Kirim resi pengiriman kepada customer Output: Barang sudah diterima oleh jasa pengiriman Resi sudah dikirim kepada customer Monitor Pengiriman Tujuan: Memantau status pengiriman sampai barang diterima oleh customer dan memastikan dokumen pengiriman telah dikirim kepada pihak yang diperlukan. Trigger: Barang telah diserahkan kepada jasa pengiriman (lokal) atau EMKL / forwarder (export) Input: Sales Order Kontak customer Kontak jasa pengiriman / EMKL Nomor resi pengiriman (local) Informasi shipment dari EMKL (Export) Dokumen pengiriman Langkah: Monitor status pengiriman melalui kontak jasa pengiriman / EMKL Informasikan status pengiriman kepada customer bila diperlukan (Langkah tambahan untuk export) Terima copy BL dari EMKL Kirim copy BL ke customer untuk proses pembayaran Desisi: Jika local -> Monitor status pengiriman dengan nomor resi sampai barang diterima customer Jika export -> Monitor status pengiriman sampai Copy BL diterbikan Output: Status pengiriman diketahui Customer mengetahui status pengiriman Copy BL sudah diterima customer Packing Barang Tujuan: Memasukan barang ke kotak packing agar tidak rusak dalam pengiriman Aturan: Contoh aturan 1 Contoh aturan 2 Contoh aturan 3 Trigger: Tanggal pengriman sudah di konfirmasi Input: Tanggal pengiriman Barang lulus QC Sales Order Material packing Langkah: Konfirmasi jenis dan jumlah barang sesuai sales order Siapkan label packing Siapkan material packing Masukan barang ke kotak atau crate Amankan barang dengan material pelindung tambahan (busa hitam, bubble, kayu tambahan) Pasang label packing sesuai sales order Buat packing List Output: Packing list tersedua sebagai dokumen pengiriman Barang telah dipacking dan siap untuk pengiriman