Alur Catalog Order
Tujuan: melakukan penjualan barang yang ada di catalog timboel (barang pernah dibuat)
Mulai: Setiap kali ada inqury customer yang tidak membuat benda baru
Selesai: Semua barang yang diminta dikirim
- Permintaan Customer
- Penawaran dan Negosiasi
- Konfirmasi Order
- Pemrosesan Order
- QC Barang
- Penagihan
- Pengiriman
Permintaan Customer
Cek Status Customer
Tujuan:
Mengetahui customer existing atau baru
Input:
- Kartu nama
- Chat Whatsapp
- Email masuk
Langkah:
- Cek nama customer
- Cek nama perusahaan
- Cek e-mail / nomor telfon
Desisi:
- Customer Baru -> buat data customer baru
- Customer lama tapi data tidak lengkap -> update data customer
- Customer lama data lengkap -> Lanjut ke Penawaran dan Negoisasi
Output:
Status Customer diketahui
Penawaran dan Negosiasi
Siapkan Quotation
Tujuan:
Customer mendapatkan dokumen quotation dengan data akurat
Input:
- Foto barang dari customer
- Tulisan tangan list id dari staff timboel
- Foto catalog
- Hasil Estimasi Charges
Langkah:
- Review Permintaan Customer
- Cek Stock barang
- Buat quotation
- Kirim quotation
Output:
File PDF Quotation dengan data akurat terkirim ke customer
Negosiasi Dengan Customer
Tujuan:
Mendapatkan persetujuan dengan customer mengenai harga dan terms
Aturan:
- Diskon gunakan diskon rule
Trigger:
- Customer meminta diskon atau keringanan lain
Input:
- Quotation yang sudah dikirim
- History dengan customer (jika ada, contoh: relasi personal, transaksi sebelumnya)
- Perjanjian tertulis dengan customer
- Nilai order
- Diskon rule
Langkah:
- Tanya bagian mana dari quotation yang keberatan (harga, jumlah, shipping atau terms)
- Evaluasi permintaan customer, sesuaikan fitur
- Jika belum setuju, berikan diskon sesuai dengan diskon rule
- Jika masih belum setuju, eskalasi ke atasan
- Konfirmasi kembali dengan customer tentang hal yang sudah di setujui
- Update Quotation sesuai dengan persetujuan
Output:
Dokumen quotation dengan data hasil diskusi
Konfirmasi Order
Ubah Quotation Menjadi Sales Order
Tujuan:
Membuat sales order sebagai konfirmasi resmi pesanan customer
Trigger:
- Customer menyetujui quotation secara tertulis
Input:
- Quotation yang di setujui
Langkah:
- Buat dokumen sales order sesuai dengan quotation
- Verifikasi item, qty, dan harga sesuai quotation
- Notifikasi kepada kepala produksi adanya sales order baru
Output:
Dokumen sales order tercatat sebagai pesanan resmi
Terima Pembayaran DP
Tujuan:
Meneripa down payment agar sales order dapat mulai di proses
Aturan:
- Delivery date sales order 8 minggu dari DP masuk ke bank
Trigger:
- e-mail dari customer
- notifikasi pembayaran dari bank
Input:
- Bukti transfer customer
- Sales order
Langkah:
- Review bukti transfer
- Konfirmasi bukti transfer dengan uang masuk bank
- Input pembayaran
Desisi:
- jika pembayaran belum ditemukan -> info ke customer dan tunggu 2 hari kerja
- jika pembayaran ditemukan dan sesuai -> update delivery date
Output:
Pembayaran DP terverifikasi, Delivery date pada sales order sudah di perbaharui
Pemrosesan Order
Review Sales Order
Tujuan:
Menentukan apa saja yang harus dilakukan setelah sales order masuk
Trigger: Sales order sudah dibuat
Input:
- Dokumen sales order
- Bukti Down Payment ada
- Data stock warehouse
Desisi:
- Stock ada -> Ambil barang dari stock
- Stock kosong -> Buat order produksi
OutputL:
Metode pemenuhan pesanan ditentukan
Ambil Barang Dari Stock
Tujuan:
Menggunakan barang dalam stock untuk mempercepat pemenuhan pesanan
Trigger:
Sales order terbuat dan item tersedia di stock
Input:
- Dokumen sales order
- Data stock warehouse
Langkah:
- Review sales order untuk barang stock
- Konfirmasi barang stock ada di lokasinya
- Buat dokumen transfer material
Output:
Barang stock tersedia di warehouse produksi
Buat Order Produksi
Tujuan:
Memulai proses produksi barang
Trigger:
Item sales order yang tidak memiliki stock dibutuhkan
Input:
- List dokumen sales order
Langkah:
- Review Sales Order
- Tentukan jumlah produksi yang dibutuhkan
- Buat dokumen mulai produksi
- Mulai produksi sesuai dengan alur produksi
Output:
Dokumen produksi siap
QC Barang
Persiapan Quality Control
Tujuan:
Mempersiapkan barang untuk QC
Trigger:
Sistem produksi menyatakan barang selesai di buat
Input:
- Barang hasil produksi
- Sales order
Langkah:
- Pastikan barang sudah selesai produksi 100%
- Siapkan barang di area QC
- Pastikan barang ada di Sales order
- Bersihkan barang dari debu permukaan
- Pastikan jumlah barang sesuai dengan sales order
Output:
Barang siap diperiksa dalam proses QC Internal
QC Internal
Tujuan:
Memastikan hasil produksi barang sesuai dengan standar perusahaan
Trigger:
Barang siap di area QC
Input:
- Sales order
- Checklist QC Internal
- Barang selesai produksi
Langkah:
- Konfirmasi jenis barang sesuai dengan sales order
- Konfirmasi jumlah barang sesuai dengan sales order
- Jalankan checklist QC internal
Desisi:
- Jika barang lulus QC -> Tandai QC complete
- Jika barang tidak lulus -> Tulis alasan, kembalikan ke produksi untuk perbaikanm
Output:
Status barang lulus QC atau perlu perbaikan
QC oleh Customer
Tujuan:
Memberikan kesempatan kepada customer untuk melakukan verfikasi kualitas barang secara independen sebelum pengiriman
Aturan:
- QC hanya dilakukan pada barang yang sudah lulus QC internal
- QC hanya memeriksa barang sesuai sales order
- Perubahan design atau spefisikasi tidak diperbolehkan pada tahap ini
Trigger:
Barang sudah lulus QC internal
Input:
- Barang lulus QC
- Sales Order
- Kontak Customer
Langkah:
- Menjadwalkan waktu QC dengan customer
- Siapkan barang di area QC agar mudah di periksa
- Jelaskan pada customer spesifikasi barang sesuai sales order
- Dampingi customer selama proses pemeriksaan
- Catat hasil pemeriksaan customer
Desisi:
- Lulus QC customer -> Packing
- Tidak Lulus QC customer -> tulis alasan, kembalikan ke produksi untuk perbaikan
Output:
Status QC barang oleh customer diketahui
Penagihan
Pengiriman
Buat Rencana Pengiriman
Tujuan:
Menentukan detil pengiriman seperti tanggal dan metode
Trigger:
Barang telah lulus proses QC atau sudah siap packing
Input:
- Sales order
- Kontak customer
- Informasi kesiapan barang dari produksi
- Template Rencana Pengiriman
Langkah
- Isi rencana pengiriman
- update invoice pelunasan sesuai dengan biaya rencana pengiriman
- Terima dan Konfirmasi Pelunasan
- Lanjut ke proses pengiriman
Output:
Rencana Pengiriman yang
Kirim Export
Tujuan:
Menyerahkan barang kepada EMKL untuk proses pengiriman export
Trigger:
Barang sudah di packing dan siap kirim
Input:
- Dokumen Export
- Commercial Invoice
- Packing list
- Kontak EMKL (Ekspedisi Muatan Kapal Laut)
- Kontak customer
Langkah:
- Konfirmasi bahwa barang sudah di packing dan siap kirim
- Verifikasi dokumen export dengan checklist
- Hubungi EMKL untuk penjadwalan penambilan barang atau stuffing container
- Serahkan dokumen Commerical Invoice dan Packing List kepada EMKL
- Catat bahwa sudah diberikan kepada EMKL
Output:
Barang diberikan oleh EMKL untuk proses export
Kirim Local
Tujuan:
Menyerahkan barang kepada jasa pengiriman untuk proses pengiriman domestik
Trigger:
Barang sudah dipacking dan siap kirim
Input:
- Barang yang sudah dipacking
- Kontak jasa pengiriman
- Kontak customer
- Packing List
- Surat Jalan
- Bukti pelunasan invoice
Langkah:
- Konfirmasi bahwa barang sudah di packing dan siap kirim
- Konfirmasi bahwa invoice sudah dilunasi
- Kontak jasa pengiriman untuk penjadwalan pengambilan barang
- Serahkan barang pada jasa pengiriman
- Berikan dokumen pengiriman local kepada jasa pengiriman
- Terima resi pengiriman dari jasa pengiriman
- Kirim resi pengiriman kepada customer
Output:
- Barang sudah diterima oleh jasa pengiriman
- Resi sudah dikirim kepada customer
Monitor Pengiriman
Tujuan:
Memantau status pengiriman sampai barang diterima oleh customer dan memastikan dokumen pengiriman telah dikirim kepada pihak yang diperlukan.
Trigger:
Barang telah diserahkan kepada jasa pengiriman (lokal) atau EMKL / forwarder (export)
Input:
- Sales Order
- Kontak customer
- Kontak jasa pengiriman / EMKL
- Nomor resi pengiriman (local)
- Informasi shipment dari EMKL (Export)
- Dokumen pengiriman
Langkah:
- Monitor status pengiriman melalui kontak jasa pengiriman / EMKL
- Informasikan status pengiriman kepada customer bila diperlukan
(Langkah tambahan untuk export) - Terima copy BL dari EMKL
- Kirim copy BL ke customer untuk proses pembayaran
Desisi:
- Jika local -> Monitor status pengiriman dengan nomor resi sampai barang diterima customer
- Jika export -> Monitor status pengiriman sampai Copy BL diterbikan
Output:
- Status pengiriman diketahui
- Customer mengetahui status pengiriman
- Copy BL sudah diterima customer
Packing Barang
Tujuan:
Memasukan barang ke kotak packing agar tidak rusak dalam pengiriman
Aturan:
- Contoh aturan 1
- Contoh aturan 2
- Contoh aturan 3
Trigger:
Tanggal pengriman sudah di konfirmasi
Input:
- Tanggal pengiriman
- Barang lulus QC
- Sales Order
- Material packing
Langkah:
- Konfirmasi jenis dan jumlah barang sesuai sales order
- Siapkan label packing
- Siapkan material packing
- Masukan barang ke kotak atau crate
- Amankan barang dengan material pelindung tambahan (busa hitam, bubble, kayu tambahan)
- Pasang label packing sesuai sales order
- Buat packing List
Output:
- Packing list tersedua sebagai dokumen pengiriman
- Barang telah dipacking dan siap untuk pengiriman